第一章  总则

    第一条 为加强本基金会会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理工作，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，根据《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》《中华人民共和国会计法》《民间非营利组织会计制度》《会计基础工作规范》等法律法规和本基金会章程，结合本基金会实际情况，制定本制度。

第二条  本制度所称会计档案是指本基金会在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映本基金会经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条  风险点提示

本基金会实行会计档案管理，至少应当关注下列风险：

（一）会计档案归档保管不规范、随意增加删减、未编制保管清册，可能导致会计档案损毁、丢失、保管人职责不明确，降低会计档案的使用效果。

（二）会计档案借阅和复印管理不严谨，可能导致本基金会会计档案被非法利用，进而使本基金会面临重大法律风险。

（三）会计档案移交未按照制度执行，档案管理人员工作态度懈怠、散漫，可能导致会计档案移交管理流于形式。

（四）会计档案销毁未履行相关鉴定工作、未严格执行监销程序，可能导致销毁了不应该销毁的会计档案，影响本基金会的运营。

第四条  应遵循的原则

（一）统一领导、分级管理原则。会计档案管理应由本基金会高层统一领导、分级别管理，有助于维护本基金会档案完整与安全，便于本基金会各部门的利用。

（二）科学、合理、便于操作原则。会计档案管理的制定应合理化、科学化、与实操结合，提高本基金会工作效率。

（三）安全保密原则。会计档案管理应严格遵守保密制度，履行保密手续，充分保证档案信息的安全。

（四）规范化、数字化原则。会计档案管理应完成档案规范化整理与数字化加工结合的原则，加强登记电子档案与数字档案管理系统的无缝对接，积极探索电子档案管理新途径，做好档案业务系统数据库数据接收归档工作及登记备份工作，为档案的共享和利用打好基础。

（五）定期检查、不断完善原则。会计档案管理应由指定人员负责定期检查，并根据管理需要和执行中的问题不断完善，保证本基金会档案管理长期的发展。

第五条  各部门职责

本基金会应当加强会计档案管理工作的组织领导，明确会计档案管理体制以及各执行单位的职责权限、授权批准程序和工作协调机制。

本基金会在执行会计档案管理制度时应严格执行各部门主体权责明细表

第二章  会计档案的归档与保管

    第六条 会计档案范围

（一）会计凭证：包括原始凭证和记账凭证。

（二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

（三）财务报告：年度财务会计报告。

（四）其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第七条  档案管理员由财务部门指定专门人员任职，出纳人员不得兼管会计档案。

第八条  本基金会应当设置《会计档案保管清册》，至少写明档案名称、案卷号、档案数量（册/页/卷）、最低保管年限、开始保管日期、结束保管日期、保管人等。

第九条  财务部档案管理员负责会计档案的归档。每月末和年末，档案管理员应当按照本基金会归档要求将会计档案整理立卷，装订成册，编制《会计档案保管清册》，基本程序如下：

（一）会计凭证：档案保管员应按月将会计凭证加以整理，并加具封面、封底、装订成册。封面应注明本册记账凭证的日期、编号，由财务负责人、会计员和装订人签字。会计凭证一旦装订成册，不得任意撤页、换页或加页。

（二）会计账簿：按年立卷，应于年度决算完成后一个月内将各种账簿打印整理，加具封面、封底、装订成册，连续编号，并在封面上注明名称、所属期限、加盖本基金会公章。

（三）财务报告：财务报告应按年立卷。

（四）其他会计资料：对其他需要保存的相关资料，应按年整理，加具封面、封底，装订成册，在封面上注明资料名称，所属期限，并加盖本基金会公章。

第十条  电子会计档案，每日由档案经办人备份，每月档案管理员通过移动硬盘再次备份，避免数据的篡改或丢失。

第十一条  会计档案资料的存放，须有独立的档案室，配备专用的档案柜，并且有一定的防盗、防火、防潮、防尘和防磁等安全措施。

第十二条  本基金会应按规定年限保管会计档案（电子版和纸质版会计档案的保管期限应一致）：

（一）永久保管的会计档案包括年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。

（二）保管30年的会计档案包括原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿、会计档案移交清册。

（三）保管10年的会计档案包括月度、季度、半年度财务会计报告，银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表。

（四）固定资产卡片须在固定资产报废清理后保管5年。

第十三条  会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第三章  会计档案的借阅和复印

    第十四条 借阅、复印会计档案的，应当按照以下程序办理：

（一）借阅人根据工作需要可填写《会计档案借阅和复印申请表》，经本部门主任审核，财务部主任审批。

（二）借阅人应当认真填写《会计档案借阅和复印登记簿》，将借阅人姓名、部门、查阅内容、借阅日期和归还日期等情况登记清楚、正确、完整。

（三）借阅人在查阅、复印会计档案时，严禁在会计档案上涂画、拆封、抽换和携带外出。

（四）借出的会计档案，档案管理员要按期如数收回，办理注销借阅手续后及时复位，并填写《会计档案借阅和复印登记簿》。

第十五条  原则上，本基金会外部人员不得借阅和复印本基金会的会计档案，若因正当工作需要（如：审计、鉴定等），由本基金会对接人填写《会计档案借阅和复印申请表》和《会计档案借阅和复印登记簿》，按照本制度的要求履行借阅和复印手续，本基金会对接人应对借出档案负责。

第十六条  本基金会因业务移交给其他单位办理，所涉及的会计档案，应当由本基金会保管，承接业务单位可以查阅、复印与其业务相关的会计档案。

第十七条  本基金会的会计档案及其复印件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

第四章 会计档案的移交和销毁

第十八条 本制度所称的会计档案移交是指档案经办人结束某一业务或项目时，按照法定要求留存且需要归档保管的会计资料，档案经办人在临时保管期限内，将此会计资料移交给档案管理员归档和保管的活动。

第十九条  当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由会计档案经办人临时保管一年，再移交档案管理员保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经财务部主任同意。

会计档案经办人临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第二十条  纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其原数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

档案管理员接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第二十一条  会计档案移交时，相关人员应当按照以下程序办理：

（一）会计档案移交前，应当由移交人填写《会计档案移交审批表》，经交接双方的部门主任审批签字，交接双方的部门负责人负责监交。

（二）经审批同意后，应当由移交人编制《会计档案移交清册》，列明应当移交的会计档案名称、档案数量（册/页/卷）、最低保管期限和已保管期限等内容，并由移交人、接收人、监交人签字。

（三）《会计档案移交清册》一般应填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。

第二十二条  会计档案需要销毁时，相关人员应当按照以下程序办理：

（一）会计档案销毁前，由档案管理员提交《会计档案销毁审批表》，并判断是否需要外部机构进行鉴定。

（二）若需外部鉴定机构进行鉴定的，需由鉴定机构出具《会计档案鉴定意见书》，《会计档案鉴定意见书》与《会计档案销毁审批表》同时提交审核。

（三）若不需要外部鉴定机构进行鉴定的，直接单独提交《会计档案销毁审批表》审核。

（四）会计档案销毁申请需经财务部主任审核、秘书长办公会审核、理事长（会长）办公会审批。

（五）会计档案销毁申请审批通过后，由理事长（会长）、秘书长、财务部主任负责监销，监销人按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对，核对无误后，由档案管理员实施会计档案销毁。

（六）在会计档案销毁后，理事长（会长）、秘书长，财务部主任、档案管理员，应当在《会计档案销毁清册》上签字或盖章。

（七）财务部主任将监销情况写出书面报告一式两份，一份上报各领导，一份归入档案备查。

第二十三条  保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案《会计档案鉴定意见书》《会计档案销毁清册》和《会计档案保管清册》中列明。

第五章  附则

    第二十四条  本制度经本基金会理事会审议通过后生效、执行。