第一条  为了规范北京山花基金会会议程序，提高会议效率，减少会议次数，提升机构整体协作水平和工作效能，以确保我基金会运营目标的实现，特制订本制度。

第二条  会议形式与频次

（一）理事会

1.理事会每年至少召开2次，会议由理事长或被推选理事主持。

2.依据《理事会工作管理制度》组织并议定基金会各重要事项。

3.理事会由秘书处牵头负责，各部门应积极配合开展相关工作。

4.秘书处应在会议召开前确定会议时间、地点、议程及具体内容，并在会议召开前5日，以书面方式通知所有参会人员。

5.会议需要讨论的议题、内容和文件资料由秘书处负责准备，所有会议文件需经秘书长审定。

6.会议结束后，秘书处负责对会议召开期间的各类资料、照片、视频和实物等进行归档。

（二）工作例会

1.原则上每月至少召开1次，会议由秘书长主持。

2.由各部门成员参与，围绕各部门具体工作事项，讨论工作分工、沟通工作进展、管理工作分歧、通报重要事项等的会议。

（三）专题会议

由不特定人员参与，围绕某一特定议题，讨论跨部门的协作事宜、听取各方意见，解决突出问题，明确各项安排的会议。不做会议时间和频次的具体要求，根据实际需要灵活安排。

第三条  会议结果

（一）确定和解决问题：针对需要讨论的问题充分讨论，并得出决议和方案。讨论决定的事宜及讨论认可的问题解决方案都将作为日后的工作依据。会议中如有不同意见，不能在本次讨论中达成一致意见的，可记录到会议纪要中，如该事项需要及时做出决议，则可单独立项专门讨论；如某员工有不同意见，但与会多数员工已经达成一致共识，有不同意见的员工必须服从集体达成的决议。

（二）会议结束后由记录者于2日内将纪要文件转发至全体成员手中。针对会议纪要内容，如有不同意见，应及时向会议记录者予以反馈，如无反馈，则视同全体成员均认可会议纪要的内容。

第四条  会议纪律

（一）必须全体参加，如出差或因公在外不能抵达现场，则应通过电话会议系统接入参与；不能使用电话会议系统时，应将工作进度及工作计划写成文档，发邮件给基金会相关同事，委托同事代为汇报，该同事汇报的内容视同为已经得到本人认可。

（二）不可迟到，如临时有突发情况不能参加会议的，需及时告知基金会。

第五条  视频会议管理

提高工作效率，基金会各级会议除现场会议以外，可采用网络视频会议或者电话会议，理事会只可采取现场会议和视频会议。

（一）参会人员应在会议召开前10分钟接入会场，对视频、音频设备进行测试，以确保会议按时高质召开。

（二）因故中途离场的领导同志应发送消息至会议主持人。

（三）会议召集者对会议内容秘密事项的保密工作负责。参会人员及记录员对会议内容秘密事项负有保密的义务。如需对会议内容进行录制应提前向会议主持人申请。

第六条  本制度经本基金会理事会审议通过后生效、执行。