一、总则

为加强本基金会档案管理，促进档案管理规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局第１号令），参照《民政部、国家档案局关于印发<社会组织登记档案管理办法>的通知》(民发〔2010〕101号)等规定和本基金会章程，结合实际，制定本制度。

    二、管理职责

1.综合管理部负责基金会各类档案资料整体管理工作，各部门负责涉及本部门业务的档案资料的保管；

2.各部门须指定专人负责本部门档案管理，切实做好保密工作，严格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、立目、归档等工作，确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及时准确；

3.档案管理人员必须做好档案的“防火、防潮、防尘、防盗”工作，定期对纸质档案进行整理，确保安全；

4.各级各类档案，根据情况采取纸质档案和电子档案保管的方式，确保档案查阅快捷、准确。

三、档案分类

（一）综合档案

1.制度文件：基金会章程、制度及其他管控体系文件；

2.总结计划：包括基金会年度和月度工作总结、各部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告、汇编材料等；

3.会议文件：包括理、监事会会议决议，各级会议文件（报告，纪要，记录，发言材料等）；

4.行政公文：包括各类请示、报告、批复、通联、简报，通知文件（各类上报、下达、平行往来文件）；

5.证件资料：各种证照（营业执照正副本，组织机构代码等），商标、版权注册证明，所获得各类荣誉牌匾和证书、证明等；

6.文书资料：包括上报各级相关部门的文件资料和相关统计表，基金会领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料；

7.人事资料：包括人事任命、调整审批、证明材料等资料，志愿者相关资料，培训记录等；

8.合同文件：包括以基金会名义签订或与基金会相关需要备案的合同、协议、公证书、意向书及相关材料（非项目类）。

（二）项目档案

1.项目立项：包括项目立项、计划、调查报告、预算、方案等前期资料；

2.项目执行：项目阶段报告、申报请示、执行记录等项目过程资料；

3.项目结项：包含但不限于项目总结、结项报告、审计报告等；

（三）合同档案：包括与项目相关的采购、服务、租赁等合同或与项目相关需要备案的第三方合同。

（四）宣传档案：包括宣传活动中各类宣传、大型活动的策划方案、总结评估报告、讲话发言稿、新闻稿、活动图片视频，以及在活动中形成或采集到的媒体报道剪辑、图片、声像等材料，图片尽可能用原图归档。

（五）财务档案：项目财务收支凭证、签收单据等。

（六）专业档案：基金会具有知识产权的专业性学术报告、意见、建议、包括项目调研、论证、专家意见，基金会对外部项目提供的评价、意见等；

（七）专家档案：包括基金会备案、聘请、合作的专业人员或团队资料等；

（八）其它档案：不包含在以上分类中，且需要备份的各类项目文件，包括影像、图像、文字资料等；

以上资料各部门负责管理与本部门业务紧密相关的各类档案资料，应首先在部门内进行分类管理。办公室负责定期对各部门档案资料的汇总归档和编码管理。

四、立卷归档要求

（一）立卷要求

1.立档的文件应按档案系统分别归类，按存档文件性质编目；

2.立档的文件应按年度、时间顺序排列组卷；

3.组卷以文件形成的自然规律和保持文件之间的历史联系为原则：对同一会议、同一项目、同一专题形成的文件组合在一起。

（二）归档要求

1.归档的文件材料要完整、系统、准确；

2.归档的文件材料要求为原件，如有特殊情况按文件规定内容为准；

3.存档的文件、材料应按照文件内容进行科学分类，并对入档文件进行统一编号及定期编制档案目录。

    五、电子文件管理

（一）电子文件命名和目录格式必须规范，以便查考和计算机辅助检索。

（二）电子文件应有备份，分开保管，并注明电子档案编号，编制电子档案目录。

（三）定期对电子文件的技术环境和数据内容进行维护，确保其长期、有效利用。

 六、档案移交及查阅

（一）各部门应做好日常文件整理工作，及时归档，保质保量按时移交。办公室应在各类档案管理规范规定的时间内接收档案，并办理移交手续。

（二）工作人员离职前，必须按规定整理、移交档案，交档方与接档方应办理正式交接手续。

（三）基金会内部工作人员因工作需要可直接查阅利用档案；基金会外部单位及人员查阅档案需持单位介绍信或个人证件，经秘书处领导同意后可查阅。

（四） 档案为基金会财产，仅供在基金会办公室查阅，外借须办理审批手续；对借用的档案须妥善保管，不得损坏、遗失，不得在档案上涂改、批注、画标记，不得以工作之名借档案做其它用；如借用的档案发生遗失等情况，本人须写出书面检查，并根据有关规定视情况作适当处理。

 七、保管与销毁

（一）档案管理员每季对档案保管状况进行一次全面检查，发现问题及时向领导汇报，采取积极有效措施，确保档案安全。

（二）档案鉴定工作由综合部主持，有关部门参加，提出存毁意见，经基金会领导批准后，方可销毁，销毁的档案应保留清单。

（三）对已失去保存价值的档案，经过鉴定，可以销毁处理。

（四）销毁档案的鉴定工作，在秘书处的领导下，由办公室和相关部门人员共同组成鉴定小组，对准备销毁的档案进行认真鉴定，并提出相应的意见和建议。

（五）销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经秘书处批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

    附 则

本制度经本基金会理事会审议通过后生效、执行。