从“坐着听”到“一起聊”，一场线下交流活动可以如何设计？
广州善导社会工作服务中心创始人陈志君结合参与论坛设计的经验，从办会的初衷谈到具体的流程安排，分享如何在不同规模和资源条件下，为参与者创造共同思考、交流实践的机会。本文根据活动分享及对话整理，分享部分保留了第一人称视角。
▲本文整理自第52期“秘书长平台”线上活动文字实录，主持人为北京基业长青社会组织服务中心项目经理杨晓娟。欢迎添加小方微信（foundation2009）进入“鸿鹄+”基金会秘书长交流群，查看行业资讯、进行实务交流、参加线上活动。本文经嘉宾确认发布，仅代表嘉宾观点，不代表本平台立场。如需转载或引用，请注明来源。封面图由AI制作。
想象一下你参与了一场这样的婚礼：酒店里从布置到伴手礼，都准备得很用心。主持人费尽心思，安排了不少花样，而等到新人和主礼人开口说话，却只剩下两三分钟，你最想听的话没听到，吃完饭离开，总觉得少了点什么。
参加一些公益论坛，我也有类似的感觉。
主办方花了很多心思，请来一长串重磅嘉宾，每个人讲十来分钟。圆桌上，几位嘉宾轮流说着准备好的话，彼此之间很少接得上。有些活动尝试分组讨论，大家刚聊进去，时间到了，得赶下一场。到最后，刷手机、等茶歇，反倒成了不少人参会时的状态，能真正落到心里去的东西有多少，不清楚。
我觉得挺可惜的——主办方投入了这么多时间和资源，每位参与者也带着自己的期待过来，结果却不痛不痒。反复经历这样的会议，也会消耗大家对研讨的期待。很多人原本希望找到同路人，就工作中的难题获得交流，但参会次数多了，渐渐只期待见几个人、听几段熟悉的观点。
如果一个行业缺少高质量的共同研讨，我们又如何期待高质量的共同发展？
公益行业的资源有限，论坛和研讨会是难得的共同思考机会。我们需要让伙伴们相信，来到这里，确实可以发生联结、可以谈问题、也可以为接下来的工作找到一些方向。
01
先想清楚大家为什么要来
有时候，我们正在做一项探索，想知道别的行动者有没有相似的实践。大家坐下来聊一聊，能够帮助我们看清自己的位置，也能修正下一步的工作；或者有时候，我们已经整理出一些经验，希望同行带回各自的场景里试一试。还有一些机构，希望推动某个议题，让更多人看见共同的处境，并找到愿意继续投入的伙伴。
这些目的都可以支持一场论坛。主办方得先把自己的期待说清楚，再去了解参与者的期待。我们和论坛主办方合作时，会特别花时间做前期访谈。你希望讨论的，是否也是对方正在关心的？他们对这个议题已经了解多少？大家的想法有分歧时，这次交流能够往前走到哪一步？
前面这些问题想得越清楚，后面的安排就越有依据。需要什么内容、邀请谁来分享，都可以从这里往下推。
02
让共同思考发生，论坛可以怎样设计？
1、无论大小规模，为全体参与者留出对话时间
第三届海洋公益论坛保留了大家熟悉的论坛形式，同时把全体参与者的讨论安排进了整场活动。这次论坛有200多人，大家分成十几个小组，围桌而坐，每组都有协作者带领。主办方在开场和主旨论坛之后留出全体对话的时间。大家参加完分论坛，还会回到一起，围绕论坛提出的焦点问题交流。
这样一来，听到的内容就有机会被大家重新琢磨。某个分享和自己的工作有什么关系，哪些经验值得继续问，参与者可以在小组里说出来。分论坛则把话题拆得更具体，让同行有机会交流实际做法。
对于规模更小的研讨会，讨论还可以再深入一些。
万科公益基金会曾围绕可持续社区，召集该领域伙伴开展共创会。基金会希望与伙伴们建立联系，也一起寻找未来行动的方向，同时，也很有魄力地邀请受资助伙伴给基金会的资助流程提意见。
在这样的规模下，我们可以运用更具体的协作工具。例如，通过“波浪分析”，讨论未来三至五年可持续社区领域的行动空间；通过“生态图”，帮助行动者看见彼此在领域中的位置与关系。通过“行动计划”，可以快速生成落地；通过“流程优化“，可以形成对流程的整体反思。
总的来说，小范围研讨的价值，就在于可以围绕清楚的目标，以合适的讨论步骤，让具体的人把具体的问题谈透，并形成对后续工作有帮助的结果。
2、把论坛放进更长的共同工作中
有些主办方进一步把论坛视为持续对话中的一个重要节点，将共同讨论提前到筹备阶段，并延续到活动之后。
今年的教育公益组织双年会就是一个例子。在论坛举行前，主办方北京西部阳光农村发展基金会邀请了30多位有丰富实践经验的主理人，共同讨论教育公益领域接下来需要面对的问题。大家先通过共创会形成共同关注的主题，再分成十几个小组，分别组织议程和内容，邀请嘉宾，设计讨论流程。到了论坛现场，前期准备的实践案例和待讨论的问题得以集中呈现，供更多同行交流。论坛结束后，讨论又通过“教育公益九问”等方式继续。行动者的参与得以突破短期论坛的限制，在更长的工作周期中发生。
而启发教育公益组织双年会的，也许正是去年的由乡村儿童美育行动网络举办的美育论坛。网络的执委机构们花了几个月时间，讨论行业共同面对的话题，再将这些话题整理成九个焦点问题，邀请更多行业伙伴参与成为主理人、思考者、贡献者。议程在前期对话中逐步形成，主理人也参与到共同筹备之中。论坛因此与前后的领域工作有了更紧密的联系。
接下来跟大家分享一下设计具体怎样发生。不少人应该都参加过“世界咖啡馆”。分组坐下，每桌一张大白纸，围绕问题讨论，时间到了换桌。这个方法大家越来越熟悉，做出来的效果却有很大差别。
*世界咖啡馆（The World Café）是一种结构性的交流会话过程。其将人群分为数个小组（桌子），并使参与讨论的个人频繁更换讨论组（桌子）并被新讨论组的“组长”介绍给其他组员。为了促进讨论的进行，讨论的环境被赋予一种咖啡厅的气氛，故名为“世界咖啡馆”或者“知识咖啡馆”。（资料来源：维基百科）
要认真去设计这个流程的话，在设计之前，主办方得先想一想，这个话题和来到现场的人有什么关系？他们有哪些经验值得拿出来？讨论前，是否需要补充一些共同的信息，才能让大家聊得起来？
想清楚了，流程就可以有更多设计：几轮讨论也需要有先后。第一个问题最好让大家容易进入，后面再逐步走向需要深入思考的部分。换桌是为了听到不同经验，还是让前一轮的想法继续被补充？目的不同，分组和记录的办法就会不同。最后还得留时间处理讨论结果。每桌说完一遍以后，怎样让所有人看到彼此的联系，回到这次最想解决的问题上？这一步也需要设计。
4、创造有利于参与的“微结构”
结构塑造行为，我们可以在各方面创造有利于参与的结构，最简单的是改变座位空间和时间安排。参与者走进一个排排坐、面向大屏幕的会场，很自然会把自己放在听众的位置上。换成面对面围坐，大家就更容易意识到，自己也可以开口说话。如果整场活动大部分时间都安排给嘉宾，只在最后留几分钟提问，参与者能够贡献的就很有限。如果我们希望有参与，就需要在排议程时，提前给思考和讨论留下足够的时间。
5.办论坛需要“两个脑子”
一个是“内容脑”，要有人专注于内容，明确议题和目标，判断需要邀请哪些嘉宾、提供哪些信息；另一个是“流程脑”，要有人专注于流程，考虑参与者如何理解内容、展开交流，并形成对自己有用的收获。这两方面需要彼此配合，也可以由不同角色承担。主办方与议题伙伴熟悉领域，协作者则可以一起澄清目标，设计讨论步骤，并在现场带领大家交流。在我们的经验里，以下八个步骤是筹备一个论坛的合适过程。
03
什么是你可以做的最小改变
第一个改变，是调整筹备的顺序。先花一些时间讨论“我们想共同推进什么”，了解参与者需要什么，再去考虑邀请哪些嘉宾。这一点顺序上的调整，会影响后续的内容选择和流程安排。
第二个改变，是给参与者留出一点点时间。即使嘉宾和主要议程已经确定，也可以尝试在一组分享之后，安排15至20分钟，让参与者两三人一组，交流刚刚听到的内容。可以先请大家谈谈，哪些内容引起了自己的关注，这些内容与手头的工作有什么关系。再进一步交流，听完分享后有什么新的启发，接下来还想探讨什么。
这个环节让参与者有机会消化信息，也能听见同行不同的理解。对许多论坛而言，这已经能带来很不一样的参会体验。具体采用什么形式，可以根据条件选择。主办方需要始终记得，我们希望来到这里的人，能够有所收获。
04
对话时间
杨晓娟：在前面的分享中，您提到筹备论坛首先要澄清初心。对于一线公益伙伴来说，怎样判断一个议题是否值得举办论坛？什么样的问题，值得大家专门花时间聚在一起讨论？
结合我们的实践，通常有这几种常见的动力。要么是已经开展了一些探索，想知道是否还有其他伙伴在做相似的事情；要么是已经整理出一些实践经验，希望这些经验能够支持更多伙伴，让他们在各自的场景中继续尝试，使实践变得更加丰富、多元（比如我们曾借着基金会发展论坛在深圳举办年会的机会，在附近组织了一场聚焦“跨组织合作行动经验”的边会，分享此前的工作经验，希望吸引更多伙伴一起探索）；还有的是希望推动某个细分领域的发展，让更多人关注一个重要议题。举办线下论坛可以帮助大家了解共同处境，为后续确定工作方向、寻找一起行动的伙伴创造基础（例如，银杏基金会曾围绕“投资育人”举办分论坛，希望让更多人重视这个话题，也邀请愿意进一步参与的伙伴加入）。论坛之后，又通过小范围聚会继续深化讨论。
所以，我会把论坛放进更长期的工作中考虑。我们希望通过这次相聚，更清楚地认识什么，或者推动什么？当这些期待比较明确时，就更容易判断，这场论坛是否值得办，以及应该邀请谁。
杨晓娟：不同会议的目标并不相同。比如，基金会论坛年会的主论坛，希望帮助大家了解宏观背景和行业趋势，现场又有近千人。在这样的场合，怎样平衡内容分享和参与交流？
一场活动确实有很多事情需要平衡，我们通常会从两种思路出发。
第一种是先看既定条件。有哪些内容必须分享，议程还剩下多少空间？在这些空间里，尽可能帮助参与者消化信息，与同行交流，把听到的内容和自己的实践联系起来。大型论坛往往需要采用这样的思路。
第二种更适用于规模较小、内容安排较灵活的会议。我们可以先了解参与者是谁，他们对议题已有怎样的认识，再想清楚，在有限时间内，希望大家共同往前走到哪一步。随后，根据这个目标选择嘉宾、报告和其他材料。
嘉宾分享的时长也可以重新考虑。有些信息，20分钟就能讲清楚；有些内容确实需要更长时间，也可以尝试提前提供阅读材料，现场用20分钟分享，再留出30分钟对话。这需要与嘉宾提前沟通，让他们理解自己在现场的角色，以及怎样分享才能更好地帮助参与者。
大型会议还可以通过整体结构，为小范围交流留出空间。我曾在香港参加过一场约1500至2000人的行业会议。会议有主旨演讲，也设置了“特别兴趣小组”。三天会议期间，每天中午都有一个小时，参与者可以围绕共同感兴趣的细分话题持续交流，这也是我刚刚提到的“微结构”的一种。
杨晓娟：对一些小型公益组织来说，资金和人手都有限，也未必有条件邀请知名嘉宾。在这样的情况下，怎样安排资源，才能办好一场论坛或研讨会？
我们与草根组织合作时，经常感受到这一点。大家有共同关心的问题，即使需要自行承担一些费用，也可能愿意参与。这样的交流意愿，本身就是很好的研讨基础。所以，可以先想清楚，我们希望与哪些有相似处境、关心同类问题的伙伴交流。议题枢纽和区域枢纽，也可能帮助大家建立联系。
至于精力具体放在哪里，很难给出统一的答案。但从过去的经验看，大家通常在物料、行程和后勤上花了较多精力，在流程设计上的投入相对不足。一些很有经验的工作者，忙着做好后勤，却缺少机会参与讨论。如果能把一部分精力提前用于设计流程、寻找合适的参与者，并与他们沟通和预热，现场的交流往往会更充分。参与者带着准备来到现场，有限的共同时间就能用得更好。如果机构希望长期发挥议题推动者或枢纽的作用，还需要为会后跟进预留精力。每次重新提出一个话题，聊完就结束，会让此前的投入难以延续，也影响伙伴持续参与的意愿。从更长的时间看，让一次讨论能够继续推进，使已有成果得到使用，也是在提高资源投入的效率。
杨晓娟：现在，AI工具的使用越来越普遍。它们可以怎样融入论坛议程，或者帮助现场的讨论与交流？
在工作坊中，我也遇到过这样的情况。大家写出了很多便利贴，有人提议拍照交给AI整理。但如果参与者直接接受整理结果，自己没有经历梳理和思考，就可能对最后的结论缺少理解和认同。因此，我更关心的是，怎样用AI帮助参与者继续思考，并保留大家亲自整理材料、形成判断的过程。在我们自己的工作坊里，对于需要共同形成结论的环节，我们目前会建议先不用AI代为整理，让参与者亲自梳理和讨论。这个过程有时比较费力，却能帮助大家理解结论是怎样形成的，也更愿意把它当作自己的成果。
外部的信息再有价值，也需要经过参与者自己的消化和对照。其实最核心的一个点是：人们更容易认同自己投入思考、共同形成的东西。如果论坛已经为大家创造了难得的共同思考机会，就值得把这段时间留给充分的交流。AI可以怎样帮助这个过程，我们还需要继续探索。
END
排版：裴艺菲
